Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 1 lipca 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze strony afterdarkvenue.com oraz świadczeniem usług eventowych jest After Dark Venue Ltd. z siedzibą przy ul. Apenińskiej 2A, 01-493 Warszawa. Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych możliwy jest pod adresem e-mail: [email protected] lub telefonicznie: +48 729 447 128.

2. Jakie dane przetwarzamy

W związku z korzystaniem ze strony internetowej oraz świadczeniem usług możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe — imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu;
• dane dotyczące zamawianej usługi — planowana data eventu, miejsce, liczba gości, rodzaj i zakres usługi, treść zapytania;
• dane rozliczeniowe — w przypadku zawarcia Umowy, dane niezbędne do wystawienia faktury lub rachunku;
• dane techniczne — adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, zbierane automatycznie w związku z korzystaniem ze strony (patrz: Polityka cookies);
• wizerunek — w przypadku wyrażenia odrębnej zgody na wykorzystanie zdjęć lub nagrań z eventu w materiałach promocyjnych.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Obsługa zapytań i komunikacja z Klientem — na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) lub działań podejmowanych przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Zawarcie i wykonanie Umowy o organizację eventu — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Wystawianie faktur i spełnienie obowiązków podatkowo-księgowych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami prawa podatkowego.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Marketing bezpośredni własnych usług — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora lub zgody (w zależności od kanału komunikacji, zgodnie z odrębnymi zgodami wymaganymi przepisami o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz prawem telekomunikacyjnym).
• Wykorzystanie wizerunku w materiałach promocyjnych — wyłącznie na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody osoby, której wizerunek dotyczy (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

4. Dane z formularza kontaktowego

Dane podane w formularzu kontaktowym na stronie (imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, treść wiadomości oraz opcjonalne informacje o planowanym evencie) są wykorzystywane wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie oraz — w przypadku dalszej współpracy — przygotowania oferty i realizacji eventu. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie.

5. Zdjęcia i nagrania z eventów

Jeżeli w trakcie eventu wykonywana jest dokumentacja fotograficzna lub wideo, materiały te mogą być wykorzystane w celach promocyjnych (np. na stronie internetowej, w mediach społecznościowych) wyłącznie w zakresie i na zasadach uzgodnionych odrębnie z Klientem lub uczestnikami eventu przed jego rozpoczęciem. Klient organizujący event z udziałem gości jest zobowiązany do poinformowania uczestników o ewentualnej dokumentacji fotograficznej/wideo, chyba że strony uzgodniły inaczej.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności, w tym: dostawcom usług IT i hostingowych, biuru rachunkowemu, podwykonawcom zaangażowanym w realizację konkretnego eventu (np. dekoratorom, DJ-om, obsłudze cateringowej) — wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania danej usługi, a także organom państwowym uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane: dane z zapytań kontaktowych, które nie zakończyły się zawarciem Umowy — przez okres do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu; dane związane z realizacją Umowy — przez okres jej trwania oraz okres przedawnienia roszczeń; dane rozliczeniowe — przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego (co do zasady 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku).

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora oraz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt na adres [email protected].

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.

9. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady dane osobowe przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W przypadku korzystania z narzędzi lub dostawców przekazujących dane poza EOG (np. w związku z usługami hostingowymi lub narzędziami analitycznymi), Administrator zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych poprzez zastosowanie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub inne mechanizmy przewidziane w RODO.

10. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zabezpieczenie przetwarzanych danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnionym ujawnieniem, adekwatne do zidentyfikowanego ryzyka.

11. Pliki cookies

Szczegółowe informacje na temat wykorzystywanych na stronie plików cookies oraz sposobu zarządzania nimi znajdują się w odrębnym dokumencie: Polityka cookies.

12. Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności, w szczególności w związku ze zmianą obowiązujących przepisów prawa lub zakresu świadczonych usług. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna na stronie internetowej.

13. Kontakt w sprawach ochrony danych

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt: e-mail [email protected], telefon +48 729 447 128, adres korespondencyjny: After Dark Venue Ltd., ul. Apenińska 2A, 01-493 Warszawa.