Regulamin świadczenia usług

Ostatnia aktualizacja: 1 lipca 2026 r.

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług organizacji eventów przez After Dark Venue Ltd. z siedzibą przy ul. Apenińskiej 2A, 01-493 Warszawa, adres e-mail: [email protected], zwaną dalej „Organizatorem” lub „After Dark Venue”. Regulamin ma zastosowanie do wszystkich usług oferowanych za pośrednictwem strony internetowej afterdarkvenue.com oraz świadczonych na podstawie indywidualnych ustaleń z Klientem.

Złożenie zapytania ofertowego, podpisanie umowy lub dokonanie rezerwacji usługi jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu w brzmieniu obowiązującym w dniu dokonania rezerwacji.

2. Definicje

• Klient — osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, zamawiająca usługę organizacji eventu.
• Event — impreza, przyjęcie, event korporacyjny, prywatny lub tematyczny zorganizowany przez Organizatora na zlecenie Klienta.
• Umowa — pisemne lub elektroniczne potwierdzenie warunków realizacji eventu, w tym zakresu usług, terminu, ceny i warunków płatności.
• Zadatek — część wynagrodzenia wpłacana przez Klienta w celu potwierdzenia rezerwacji terminu.
• Miejsce eventu — lokalizacja, w której odbywa się event, wskazana przez Klienta lub zaproponowana przez Organizatora.

3. Zakres usług

After Dark Venue świadczy usługi z zakresu organizacji eventów korporacyjnych, prywatnych, PR-owych i tematycznych, w tym w szczególności: eventów w stylu kasyna, imprez tematycznych, stylizacji sal i dekoracji, obsługi DJ i konferansjerskiej, imprez karaoke oraz kompleksowej koordynacji logistycznej eventu. Dokładny zakres usług dla danego eventu każdorazowo określa indywidualna wycena lub Umowa zawarta z Klientem.

Organizator zastrzega, że niektóre elementy usługi (np. wynajem konkretnej sali, catering zewnętrzny, atrakcje dodatkowe) mogą być realizowane przez podwykonawców, za których działania Organizator odpowiada na zasadach określonych w Umowie i przepisach Kodeksu cywilnego.

4. Proces rezerwacji

Rezerwacja usługi następuje w oparciu o poniższy proces:

• Klient przesyła zapytanie za pośrednictwem formularza kontaktowego, adresu e-mail lub telefonicznie.
• Organizator przygotowuje wstępną propozycję zakresu usług i wyceny w oparciu o przekazane informacje (data, liczba gości, lokalizacja, charakter eventu).
• Po akceptacji propozycji przez Klienta strony ustalają szczegółowe warunki i, w razie potrzeby, zawierają Umowę w formie pisemnej lub elektronicznej.
• Rezerwacja terminu zostaje potwierdzona po wpłacie zadatku, zgodnie z pkt 5 poniżej.

5. Płatności i zadatek

Warunkiem ostatecznego zarezerwowania terminu eventu jest wpłata zadatku w wysokości ustalonej indywidualnie, zazwyczaj w przedziale 20–50% wartości zamówienia, w terminie wskazanym w Umowie lub potwierdzeniu rezerwacji. Pozostała część wynagrodzenia płatna jest zgodnie z harmonogramem określonym w Umowie, co do zasady nie później niż w dniu eventu, chyba że strony ustalą inaczej.

W przypadku braku wpłaty zadatku w wyznaczonym terminie Organizator zastrzega sobie prawo do anulowania wstępnej rezerwacji terminu bez ponoszenia z tego tytułu odpowiedzialności wobec Klienta.

Wszystkie ceny podawane przez Organizatora są cenami netto lub brutto — zgodnie z wyraźnym oznaczeniem w ofercie — i mogą się różnić w zależności od zakresu usług, liczby gości, lokalizacji i terminu eventu.

6. Zmiany terminu i odwołanie eventu

Klient może wnioskować o zmianę terminu eventu z odpowiednim wyprzedzeniem. Organizator dołoży starań, aby uwzględnić nowy termin, jednak jego dostępność zależy od aktualnego obłożenia zespołu i dostawców — zmiana terminu może wiązać się z dodatkowymi kosztami, jeśli wynika z niej konieczność ponownego rezerwowania podwykonawców.

W przypadku odwołania eventu przez Klienta zastosowanie mają następujące zasady, chyba że Umowa stanowi inaczej:

• odwołanie na więcej niż 30 dni przed terminem eventu — zadatek podlega zwrotowi pomniejszonemu o udokumentowane koszty poniesione przez Organizatora do dnia odwołania;
• odwołanie w terminie 14–30 dni przed eventem — zadatek nie podlega zwrotowi;
• odwołanie na mniej niż 14 dni przed eventem — Klient może zostać obciążony dodatkowymi kosztami odpowiadającymi już poniesionym wydatkom i zobowiązaniom wobec podwykonawców, ponad wysokość wpłaconego zadatku.

Powyższe zasady nie wyłączają ani nie ograniczają praw Klienta będącego konsumentem wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

7. Obowiązki i oświadczenia Klienta

Klient zobowiązany jest do przekazania Organizatorowi rzetelnych i kompletnych informacji niezbędnych do realizacji eventu, w tym dotyczących liczby gości, ograniczeń dietetycznych, wymogów technicznych miejsca oraz wszelkich okoliczności mogących mieć wpływ na bezpieczeństwo i przebieg wydarzenia.

Klient odpowiada za uzyskanie wszelkich niezbędnych zgód, pozwoleń i licencji wymaganych przez administratora miejsca eventu lub przepisy prawa (np. zgody na organizację eventu w danej lokalizacji, zgody na użycie efektów pirotechnicznych, jeśli dotyczy), chyba że strony uzgodniły inaczej w Umowie.

8. Miejsce eventu i dostęp

Organizator wymaga zapewnienia odpowiedniego dostępu do miejsca eventu w czasie niezbędnym do montażu i demontażu scenografii, dekoracji i sprzętu technicznego. Szczegółowy harmonogram wjazdu ekipy, montażu i demontażu ustalany jest indywidualnie dla każdego eventu.

Klient ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez gości eventu w miejscu jego organizacji, chyba że szkoda powstała z wyłącznej winy Organizatora lub jego podwykonawców.

9. Odpowiedzialność i szkody

Organizator ponosi odpowiedzialność za należyte wykonanie usług objętych Umową, zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego. Odpowiedzialność Organizatora za szkody majątkowe wynikające z niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia otrzymanego za dany event, chyba że szkoda została wyrządzona umyślnie.

Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z zachowania gości eventu, działania siły wyższej ani okoliczności leżących po stronie administratora miejsca eventu, na które Organizator nie miał wpływu.

10. Siła wyższa i opóźnienia dostawców

W przypadku wystąpienia siły wyższej (w tym m.in. klęsk żywiołowych, decyzji organów administracji publicznej, stanów nadzwyczajnych) uniemożliwiającej realizację eventu w ustalonym terminie, strony ustalą nowy termin lub zasady rozliczenia poniesionych już kosztów. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia lub niewykonanie usługi wynikające z okoliczności od niego niezależnych, w tym z winy podwykonawców, o ile dochował należytej staranności przy ich wyborze.

11. Eventy w stylu kasyna — zasady szczególne

Usługi organizacji eventów w stylu kasyna świadczone przez Organizatora mają charakter wyłącznie rozrywkowy. Gry prowadzone są na żetony reprezentujące punkty, nie stanowiące środka płatniczego ani ekwiwalentu pieniężnego. Organizator nie prowadzi działalności w zakresie gier hazardowych w rozumieniu ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych i nie pośredniczy w zakładach na prawdziwe pieniądze.

Szczegółowe zasady dotyczące eventów w stylu kasyna opisane są w odrębnym dokumencie: Polityce odpowiedzialnej rozrywki i regulaminie gier kasynowych, która stanowi integralne uzupełnienie niniejszego Regulaminu w zakresie tego typu usług.

12. Reklamacje

Reklamacje dotyczące jakości świadczonych usług Klient może zgłaszać w formie pisemnej lub elektronicznej na adres [email protected] w terminie 14 dni od dnia zakończenia eventu. Reklamacja powinna zawierać opis zastrzeżeń oraz oczekiwany sposób ich rozstrzygnięcia. Organizator rozpatruje reklamacje w terminie 30 dni od dnia ich otrzymania.

13. Dane osobowe

Zasady przetwarzania danych osobowych Klientów oraz uczestników eventów opisane są w odrębnym dokumencie — Polityce prywatności, dostępnym na stronie internetowej Organizatora.

14. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz — w odniesieniu do Klientów będących konsumentami — ustawy o prawach konsumenta. Ewentualne spory strony będą starały się rozwiązywać polubownie, a w przypadku braku porozumienia — właściwy będzie sąd powszechny właściwy dla siedziby Organizatora, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów dotyczących właściwości sądu dla konsumentów.

Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie z dniem publikacji na stronie internetowej i nie mają wpływu na Umowy zawarte przed dniem ich wejścia w życie.